• Als u een evenement organiseert, hebt u waarschijnlijk een evenementenvergunning nodig.
  • Bijvoorbeeld bij het organiseren van een markt/braderie, concert, optocht of een sportwedstrijd op of aan de weg.
  • Voor sommige kleine evenementen is melden van het evenement voldoende.
  • Een klein evenement is bijvoorbeeld een buurtfeest.

Evenement aanvragen

Het is een onzekere tijd wat betreft het organiseren van een evenement. Daarom willen wij jullie graag informeren over de huidige situatie en wat ons eventueel te wachten staat in 2021 wat betreft evenementen.  ik jullie meenemen in wat tot nu toe de ontwikkelingen zijn binnen onze regio en de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord (VRNHN).

Hoe ziet het er voor de komende tijd uit?

Op dit moment is het aantal besmettingen in Nederland te hoog. We bevinden ons op de door de Rijksoverheid gepubliceerde routekaart in het risiconiveau Ernstig. In de routekaart is aangegeven dat evenementen pas weer plaats kunnen vinden vanaf het niveau Waakzaam (50-150 positieve testen per 100.000 inwoners per week). Pas als het aantal positieve testen onder deze grenswaarde komt, is er zicht op mogelijke versoepelingen voor evenementen. Ook spelen zaken als de snelheid van de vaccinaties en de gevolgen van mogelijke nog opkomende coronamutaties hierbij een rol.

Uitgaande van de routekaart is het aannemelijk dat eerst kleinere evenementen (tot 30 personen binnen/ 40 personen buiten) georganiseerd mogen gaan worden, welke (indien de besmettingen afnemen) worden opgevolgd door iets grotere evenementen (60 personen binnen/ 80 personen buiten), alvorens we weer kunnen denken aan evenementen met meer dan 100 personen (zowel binnen als buiten).

In de komende periode worden (na beëindiging van de lockdown) door Fieldlabs (https://fieldlabevenementen.nl/) in samenwerking met de Rijksoverheid, de evenementenbranche en onderzoekscentra onderzoek gedaan naar het veilig kunnen organiseren van evenementen door middel van pilots.

Op de website Back to Live (https://www.backtolive.nl/) is meer informatie te vinden over de pilots die gehouden gaan worden en naar welke bouwstenen onderzoeken worden gedaan. Dit alles om te kijken of een snellere terugkeer van evenementen in onze maatschappij mogelijk is.

Regionale uitgangspunten evenementen

Wij willen graag benadrukken dat op het moment dat er weer wat georganiseerd mag worden wij de reguliere processen zullen volgen waaraan een aantal stappen worden toegevoegd. Dit houdt in dat ook het indieningstermijn zal worden gehanteerd. Voor ad hoc aanvragen hebben zowel wij als de adviserende partijen geen tijd en capaciteit beschikbaar om deze zorgvuldig af te handen, wat nu juist cruciaal is. De indiendingstermijnen zijn als volgt:

  • Meldingsplichtige evenementen:          21 werkdagen van te voren
  • Reguliere/aandachts evenementen:     12 weken

Wij zullen binnen deze procedure flexibel moet zijn naar elkaar toe, de maatregelen kunnen (ook zeer plotseling) veranderen. Met als mogelijke consequentie dat een evenement niet door kan gaan.

Een extra indieningsvereiste, deze geldt voor alle evenementen, is het ‘coronaplan van aanpak’ hierin maak jij als organisator duidelijk hoe jij de regels uit de TWM gaat toepassen/hanteren tijdens jouw evenement.

Het RIVM (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu) heeft een generiek kader ‘Coronamaatregelen’ opgesteld voor bedrijven, organisaties, instellingen, lokale overheden en verenigingen. Het kader geeft adviezen hoe al deze organisaties zich kunnen houden aan de Nederlandse maatregelen vanuit de Rijksoverheid. Dit kader kan een hulpmiddel zijn bij het opstellen van het coronaplan van aanpak en is te benaderen via de volgende link: https://www.rivm.nl/coronavirus-covid-19/kaders-coronamaatregelen/generiek-kader

Normaal gesproken voeren wij al een risicoanalyse uit van ieder evenement dat wordt georganiseerd. Aanvullend hierop is er ook een Covid-19 risicoscan ontwikkeld, deze is bedoeld om te kijken of er factoren aanwezig zijn die vragen om een nadere analyse. Als dit het geval is dan worden deze multidisciplinair besproken. Het kan dan zo zijn dat wij de organisator om aanvullende informatie vragen.

Wat kunt u nu alvast doen?

Wij snappen dat u als organisator uitkijkt naar de periode dat evenementen weer toegestaan zijn. Om te zorgen dat de vergunningverlening voor evenementen na intrekking van het verbod evenementen voorspoedig verloopt, is het van belang dat u nu alvast uw planvorming goed op orde maakt. Zorg dat plattegronden en veiligheidsplannen compleet en van goede kwaliteit zijn en neem covid-19 mee in uw veiligheidsplan, inrichtingstekening en huisregels (zie een leidraad voor het coronaplan van aanpak in de bijlage). Vul het aanvraagformulier volledig in.

Voor evenementen in de eerste helft van 2021 adviseren wij om een plan B te bedenken. Denk na over in welke gevallen jullie evenement wel of niet door kan gaan. Kan dit bijvoorbeeld nog als er zwaardere maatregelen van kracht zijn zoals een beperking in het maximaal aantal bezoekers of als er alleen doorstroomevenementen mogen plaatsvinden etc.?

Tot slot

Ik verwacht dat er veel aanvragen binnen zullen komen bij enig groen licht. Wij zullen voorrang verlenen aan terugkerende evenementen ten opzichte van nieuwe initiatieven.